Ja, eine Formvorschrift gibt es nicht. Die E-Mail beweist aber den Zugang nicht – denselben Text zusaetzlich als Brief schicken.

Kaution zurückfordern: was ins Schreiben gehört

Q: Muss ich das Schreiben per Einschreiben schicken?

Nein, eine Form ist nicht vorgeschrieben. Entscheidend ist der Zugangsnachweis; dafuer eignet sich das Einwurf-Einschreiben.

Q: Die Nebenkostenabrechnung steht noch aus. Muss ich warten?

Nein. Einbehalten werden darf nur ein angemessener Teilbetrag; den unstreitigen Rest sofort und ausdruecklich fordern.

Q: Wie lange darf der Vermieter Schäden abziehen?

Von der Kaution abziehen darf er auch nach sechs Monaten (BGH VIII ZR 184/23). Die Verjaehrung nach § 548 BGB hindert nur die Klage, nicht die Aufrechnung gegen die Kaution.

Q: Wann verjährt mein eigener Anspruch auf die Kaution?

Drei Jahre ab Schluss des Jahres der Faelligkeit (§§ 195, 199 Abs. 1 BGB).

Die sechs Bausteine

Für die Rückforderung schreibt das Gesetz keine Form vor. Es gibt keine Norm, die Papier, Unterschrift oder Einschreiben verlangt. Was zählt, ist der Inhalt – und dass Sie den Zugang später belegen können. Wie es weitergeht, wenn auf das Schreiben nichts kommt, steht unter Vermieter zahlt die Kaution nicht zurück.

Wohnung und Mietzeit. Vollständige Anschrift mit Lage im Haus, Beginn und Ende des Mietverhältnisses. Der Vermieter muss den Vorgang ohne Rückfrage zuordnen können.
Das Datum der Wohnungsübergabe. Der wichtigste Satz des ganzen Schreibens, und der, der am häufigsten fehlt. Warum, steht im nächsten Abschnitt.
Der Betrag – und die Zinsen ausdrücklich dazu. „Die Kaution in Höhe von 1.500 € nebst den angefallenen Zinsen“. Wer die Zinsen nicht nennt, bekommt sie in aller Regel nicht.
Eine Frist mit konkretem Datum. Nicht „unverzüglich“, nicht „zeitnah“, sondern „bis zum 30. September 2026“. Etwa zwei Wochen sind angemessen.
Ihre Bankverbindung. IBAN und Kontoinhaber. Klingt banal und ist der häufigste Grund für Verzögerung.
Unterschrift und Datum. Nicht gesetzlich nötig, aber es macht aus einer Nachricht ein Schreiben.

Der Satz, der Ihr Schreiben stark macht

Die meisten Vorlagen im Netz erklären dem Mieter seine eigene Verjährungsfrist: drei Jahre. Die Frist, die den Fall entscheidet, ist aber die des Vermieters – und sie ist sechs Monate lang.

§ 548 Absatz 1 BGB: Verjährung der Ersatzansprüche

„Die Ersatzansprüche des Vermieters wegen Veränderungen oder Verschlechterungen der Mietsache verjähren in sechs Monaten. Die Verjährung beginnt mit dem Zeitpunkt, in dem er die Mietsache zurückerhält.“

Wortlaut abgerufen am 03.09.2026 bei gesetze-im-internet.de

Der Fristbeginn hängt also an der Rückgabe, nicht am Ende des Mietvertrags. Wer die Wohnung am 30. April übergeben hat, dessen Vermieter kann ab dem 31. Oktober wegen Kratzern, Löchern und Malerarbeiten nicht mehr auf Zahlung klagen. Deshalb gehört das Übergabedatum in den Brief: Es dokumentiert, dass die Uhr läuft.

Verjährt heißt nicht: Ihre Kaution ist sicher

Von der Barkaution darf der Vermieter auch nach den sechs Monaten noch abziehen. Der Bundesgerichtshof legt die übliche Kautionsabrede so aus, dass die Aufrechnung nicht daran scheitert, dass der Vermieter die Ersetzungsbefugnis – Geld verlangen statt Reparatur – nicht rechtzeitig ausgeübt hat: Sie ist „regelmäßig auch dann möglich, wenn der Vermieter die ihm zustehende Ersetzungsbefugnis … nicht in unverjährter Zeit ausgeübt hat“ (BGH, Urteil vom 10.07.2024 – VIII ZR 184/23).

Was die sechs Monate Ihnen trotzdem bringen: Einklagen kann der Vermieter den Schaden danach nicht mehr, sobald Sie sich auf die Verjährung berufen. Er kommt also nur an das heran, was er ohnehin in der Hand hat – mehr als die Kaution bekommt er nicht. Und er muss den Schaden weiterhin konkret benennen und beziffern; eine Behauptung genügt nicht.

Was die sechs Monate nicht erfassen

§ 548 betrifft Ansprüche wegen Veränderung oder Verschlechterung der Mietsache – also Schäden und unterlassene Schönheitsreparaturen. Offene Mietzahlungen und die Nebenkostennachzahlung fallen nicht darunter; die verjähren regulär. Ein Einbehalt für eine noch ausstehende Abrechnung kann deshalb auch nach sechs Monaten berechtigt sein – aber nur in ihrer Höhe, nicht in Höhe der ganzen Kaution.

Frist setzen, ohne sich zu vertun

Eine Frist wirkt nur, wenn die Forderung fällig ist. Die Kaution wird fällig, sobald der Sicherungszweck entfallen ist; die Rechtsprechung gesteht dem Vermieter dafür eine angemessene Prüfzeit zu, in der Praxis etwa sechs Monate. Erst danach setzt Ihre Mahnung ihn in Verzug.

§ 286 Absatz 1 Satz 1 BGB: Verzug des Schuldners

„Leistet der Schuldner auf eine Mahnung des Gläubigers nicht, die nach dem Eintritt der Fälligkeit erfolgt, so kommt er durch die Mahnung in Verzug.“

Wortlaut abgerufen am 03.09.2026 bei gesetze-im-internet.de

Ab Verzug schuldet der Vermieter Zinsen: fünf Prozentpunkte über dem Basiszinssatz (§ 288 Abs. 1 BGB). Diesen Anspruch dürfen Sie im Schreiben ankündigen, ohne einen Betrag auszurechnen – der Basiszinssatz ändert sich halbjährlich.

Die 40 Euro, die hier niemandem zustehen

Vorlagen fordern gern eine Verzugspauschale von 40 €. Die steht in § 288 Abs. 5 BGB und gilt nur für Entgeltforderungen gegen einen Schuldner, der kein Verbraucher ist. Die Rückzahlung einer Kaution ist keine Entgeltforderung, und der private Vermieter ist in aller Regel Verbraucher. Wer die 40 € trotzdem fordert, macht sein Schreiben angreifbar – an der einen Stelle, an der der Vermieter fachlich kontern kann.

Das Gerüst in der richtigen Reihenfolge

So sieht der Aufbau aus, wenn man die sechs Bausteine ordnet. Die Klammern sind Ihre Angaben.

Betreff. „Rückzahlung der Mietkaution – [Straße, Hausnummer, Lage], Mietverhältnis vom [Beginn] bis [Ende]“
Der Sachverhalt in zwei Sätzen. „Das Mietverhältnis endete am [Datum]. Die Wohnung habe ich Ihnen am [Übergabedatum] zurückgegeben.“
Die Forderung. „Ich fordere Sie auf, die Kaution in Höhe von [Betrag] € nebst den angefallenen Zinsen auf mein Konto zu überweisen.“
Die Frist. „Ich habe mir dafür den [Datum] notiert.“
Die Bankverbindung. Kontoinhaber, IBAN.
Der Schlusssatz, falls schon abgerechnet wurde. Steht nur ein Teil im Streit, fordern Sie den Rest ausdrücklich sofort: „Der unstreitige Teil von [Betrag] € ist unabhängig davon fällig.“

Drohungen mit Anwalt, Gericht oder Strafanzeige gehören nicht in das erste Schreiben. Sie ändern an der Rechtslage nichts, und sie machen aus einer Verwaltungsangelegenheit einen Streit.

Das Schreiben ausfüllen lassen

Der Kautions-Rechner prüft den Höchstbetrag nach § 551 BGB, rechnet die Fristen aus dem Übergabedatum und setzt die sechs Bausteine zu einem fertigen Schreiben zusammen.

Zum Kautions-Rechner

Häufige Fragen

Muss ich das Schreiben per Einschreiben schicken?

Rechtlich nein – eine Form ist nicht vorgeschrieben. Praktisch geht es nicht um die Form, sondern um den Zugang: Im Streit müssen Sie beweisen, dass und wann das Schreiben angekommen ist. Ein Einwurf-Einschreiben leistet das; ein Übergabe-Einschreiben kann scheitern, wenn niemand öffnet.

Reicht eine E-Mail?

Für die Rückforderung selbst ja, denn es gibt keine Formvorschrift. Der Schwachpunkt ist derselbe wie oben: Eine E-Mail beweist den Zugang nicht. Wenn Sie ohnehin per Mail schreiben, schicken Sie denselben Text zusätzlich als Brief.

Die Nebenkostenabrechnung steht noch aus. Muss ich warten?

Nein. Der Vermieter darf dafür einen angemessenen Teil einbehalten, nicht die ganze Kaution. Fordern Sie den unstreitigen Teil ausdrücklich und sofort – das ist der schnellste Hebel im ganzen Vorgang.

Wie lange darf der Vermieter Schäden abziehen?

Für den Abzug von der Kaution gibt es keine Sechs-Monats-Grenze. Zwar verjähren seine Ersatzansprüche sechs Monate ab dem Tag, an dem er die Wohnung zurückerhält (§ 548 Abs. 1 BGB). Gegen eine Barkaution darf er damit aber regelmäßig auch danach noch aufrechnen (BGH, Urteil vom 10.07.2024 – VIII ZR 184/23). Was die Frist bewirkt: Einklagen kann er den Schaden nicht mehr, und mehr als die Kaution bekommt er nicht. Für offene Miete und die Nebenkostennachzahlung gilt § 548 ohnehin nicht.

Wann verjährt mein eigener Anspruch auf die Kaution?

Drei Jahre, gerechnet ab dem Schluss des Jahres, in dem der Anspruch fällig wurde (§§ 195, 199 Abs. 1 BGB). Wird die Kaution im März 2026 fällig, läuft die Frist am 31.12.2029 ab – nicht im März 2029.

Zum Nachlesen

Alle Fundstellen führen zu gesetze-im-internet.de, dem amtlichen Angebot des Bundesministeriums der Justiz.

Kein Rechtsrat. Diese Seite erklärt eine gesetzliche Regelung allgemein und ersetzt keine Beratung im Einzelfall. Wir sind keine Rechtsanwälte, keine Behörde und keine Beratungsstelle. Alle genannten Normen sind verlinkt, damit Sie sie selbst nachlesen können. Ob ein einzelner Abzug berechtigt ist, hängt vom Zustand der Wohnung und vom Vertrag ab. Diese Seite erklärt die Bausteine und die Fristen; einzelne Abzüge bewerten wir nicht.